Referat fra bestyrelsesmøde d. 6.oktober 2009

Tilstede:
Jytte Dayan, Eva Andersen, Kirsten Nehrhaupt, Ole Olsen, Rikke Erichsen, Peter Sørensen.

Fraværende:
Tom Andersen, Lis Olander, Jacob Kofoed, Pernille Olsen, Mirjam Bastian, Christina Buchholt Rud, Esben Solnørdal.

Referat fra forrige bestyrelsesmøde godkendes og underskrives
Punktet udskydes, da referenten ikke er til stede.

Nyt fra driftsudvalget

• Opslag om anvendelse af containere: Lis, som skal lave opslaget, er fraværende.
• BBB (VVS- og entrepenørfirma) får udleveret en nøgle, så de komme ind og regulere det varme vand.
• Vi indgår en viceværtaftale med T2 vedr. tilsyn af varmecentral, påfyldning af vand, udslamning af varmtvandsbeholder samt tilsyn af skaktanlæg (brøndene i gården). Rengøringsagenterne udfører opgaverne.

Nyt fra vedligeholdelsesudvalget

• Vedligeholdelsesudvalget har modtaget listen fra Eibye & Holmsgaard over de mangler, som skal ekspederes videre til Hoffmann. Jytte sender listen af sted.

Behandling af ansøgning om fremleje

• Bestyrelsen har ikke imødekommet Per Steenstrups ansøgning om fremleje.
• Bestyrelsen har imødekommet Chris Mottes ansøgning om fremleje, idet han flytter til udlandet. Fremlejeperioden er begrænset til 2 år.

Nyt om fælleslokalet/forsikringssagen

• På fællesmødet ml. T1 og T2 blev det besluttet, at der sammen med nøglen skal udleveres ordensregler for fælleslokalet til alle der lejer det.
• Det blev ligeledes besluttet, at i tilfælde af klager over lejere af fælleslokalet skal der kunne gives karantæne i op til to år.
• Gulvet: Lis kontakter to gulvmænd/malere og indhenter tilbud på lægning af linoleum og maling af gulvet samt maling af væggene. Gulvet SKAL laves, uanset forsikringssagens udfald.
• På spørgsmålet om bestyrelsen kan beslutte at lejeafgiften skal forhøjes eller om denne beslutning tages på generalforsamling, er konklusionen, at det er bestyrelsen suveræne beslutning fastsætte prisen. Prisen bliver dermed sat til 400 kr. hvilket træder i kraft pr. 1. januar 2010, såfremt T2 er enige heri.

Opfølgning på udestående punkter

• Revisorskifte: Vi skifter fra Deloitte til Ernst & Young, idet vi i bestyrelsen ikke kan acceptere Deloittes regnskabspraksis. Vi har fået tilbud fra Ernst & Young på 16.000 excl. moms. (Deloittes pris er 24.000 excl. moms).
• Klager over støj fra fælleslokalet: Bestyrelsen har modtaget klager over tre afholdte fester, og der vil blive udstedt karantæne til én lejer af fælleslokalet og advarsler til to lejere. Vi henstiller til, at man tager hensyn til sine naboer, når man holder fest.
• Materiale vedr. Cityringen: Kirsten har materialet og sørger for at lægge de modtagne rettelsesblade ind.

Eventuelt
Cykelstativer på Amerikavej: Vi har fået svar fra kommunen og der vil ikke blive opsat cykelstativer på Amerikavej ud for nr. 12-16.

Referat: Rikke Erichsen
Næste bestyrelsesmøde: D. 3. november kl. 19.00 i fælleslokalet.

Referat fra bestyrelsesmøde d. 1. september 2009

Til stede: Jytte, Ole, Esben, Pernille, Kirsten, Lis, Tom, Christina,

Referat fra sidste bestyrelsesmøde den 4. august 2009 blev godkendt og underskrevet.

• Der er netop foretaget udskiftning af cylindere i hoveddøre – både til gården og til gaden. Endelig regning foreligger endnu ikke, men vi regner med i omegnen af 500 kr. pr. Cylinder (der er udskiftet ca. 11)
• Omlægning af kloakrør – vi afventer korrekt regning.
• Udskiftning af vandmåler/ventiler – er bragt i orden
• Opslag om, hvordan vi skal anvende containerne – udsættes til næste møde
• Hvem overtager vedligeholdelsesaftalen på de installerede mobilsuganlæg efter R98? Kirsten har talt med kommunen som oplyser at det er R98's ansvar at finde afløser , og at vi automatisk får besked om hvem der overtager efter 01.01.2010.
• Vedligeholdelsesrapporten: Der holdes møde i udvalget i aften efter bestyrelsesmødet, hvor udvalget beslutter hvilke prissatte punkter fra vedligeholdelsesrapporten der skal ”anmeldes” overfor Hoffmann. Punktet Udsættes til næste møde.
• Behandling af ansøgning fra Per Steenstrup om fremleje af lejligheden Amerikavej 24, st. tv. Afventer nærmere undersøgelse af de konkrete forhold.
• Behandling af (og evt. underskrivelse af) fuldmagt til det fælles gårdanlæg i Amerika-Kareen – fælles porte i norddelen af gården. Principiel enighed hos bestyrelsen i T1 om at det vil være fint med port nøgle der giver adgang til samtlige af gårdanlæggets porte. Det skal understreges at denne nøgle ikke vil give adgang til opgangene. Vedrørende nøgler til p-kælderen, forholder det sig pt. sådan at beboere fra T2 som anvender p-kælder har adgang gennem opgang 24. Dette anser bestyrelsen for uhensigtsmæssigt, og der må for disse beboere være adgang gennem gården istedet.
• Cityringen i København og på Frederiksberg: Det omfattende materiale som foreligger i to kopier, vil før næste møde gå rundt til bestyrelsens medlemmer, således bliver diskussion af indholdet et punkt på næste bestyrelsesmøde.
• Klage over festafholdelse lørdag den 8. august 2009. Det diskuteres om reglerne for brug skal strammes op, men der er enighed om at formuleringen faktisk er utvetydig mht. hvornår der skal være ro. Således får beboeren der har overtrådt reglerne en skriftlig advarsel samt karantæne i 2 år.
• Nyt om forsikringssagen? Stadig uafklaret, Lis tager kontakt til Jane eller Eva.
• Vedr. hjemmesiden: Rikke har fået fat i Erik og begynder at kigge på domæne.
• Administratorskifte til advokat Karsten Kirstein sker pr. 01.01.2010 – af praktiske grunde.
• Kirsten ønsker at indhente alternativt tilbud på ny revisor – og får accept til at gå videre med dette.
• Emnet omkring fremleje af lejligheder diskuteres igen. Der er blandt medlemmerne ikke enighed om hvorvidt der skal åbnes op for fremtidig fremleje mulighed. Nogle mener at vi skal vente med at tage stilling til vedtægtsændringer til vi har en konkret situation, hvor beboere ikke kan betale deres husleje. Andre mener at vi i lighed med T2 skal åbne for en midlertidig løsning under finanskrisen. Foreløbig afventer vi udviklingen.
• Vedr. Gårdudvalget. Af tidligere referat fremgår det, at planen var, at de to gårdudvalg fra T1 og T2 skulle holde fælles planlægningsmøde, og komme med forslag til fremtidige gårdprojekter som så efterfølgende skulle tages op ved de fælles møder ml. T1 og T2. Medlemmer af gårdudvalget anser dette for uhensigtsmæssigt spild af tid, da gårdudvalgene i sig selv, ikke er hverken beslutningsdygtige eller har budgetrammerne. Således ønsker man at afvente til et fælles gårdudvalg er på plads. Ligeledes ønsker man sig at budgetrammer på forhånd er kendte og at gårdudvalget i fremtiden gøres beslutningsdygtigt. Dette tages op ved senere bestyrelsesmøde.

Referat: Christina

Orienteringer fra københavns E og youSee

Sofie (Kuben) har sendt følgende orienteringer fra københavns E og youSee til bestyrelsen:

• Orientering vedr. fjernvarmepriser fra københavns E

• Orientering vedr. tv-pakker og priser fra YouSee